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Viernes, 21 Agosto 2015 13:36

#CustodiaArchivos: ¿Por cuánto tiempo debo conservar la documentación de mi negocio?

Buenos días familia!

 

Muchos de vosotros nos preguntáis sobre la documentación que es necesaria almacenar y la que es prescindible. Hemos recabado información para daros todas las pautas en el siguiente post. A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento. Muchos de esos documentos pueden conservarse en formato electrónico, con el consiguiente ahorro de espacio: sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.

 

¿Por cuánto tiempo debo conservar la documentación de mi negocio?

Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas deben conservarse durante toda la vida del negocio. Pero aquellos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.
Según el artículo 30 del Código de Comercio “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros“. A esta norma deberán atenerse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad. Este plazo es mayor que el exigido por la normativa tributaria, que fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos.

Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. La compensación puede realizarse con bases positivas de los 18 ejercicios siguientes. Teniendo en cuenta que el ejercicio de este derecho exige la conservación de los libros contables donde se justifique, podemos deducir que los periodos obligatorios de conservación de documentos pueden variar de una empresa a otra y alargarse de un modo considerable.

Si tienes cualquier duda, en Bilbox estamos para ayudarte en todo el proceso: selección de documentación, traslado al almacén para documentos en Bilbao e incluso nos encargamos de la destrucción certificada de la documentación antigua para que puedas reaprovechar el espacio. Disponemos de almacenes seguros, con medidas anti-incendio y cumpliendo al 100% con la ley de protección de datos. 

Consúltanos sin compromiso en el 94 644 40 40 y te atenderemos encantados. Un saludo y feliz semanita!

 

"Equipo Bilbox" - Alquiler de trasteros y mini-almacenes en Bilbao