Buenos días familia!

 

Muchos de vosotros nos preguntáis sobre la documentación que es necesaria almacenar y la que es prescindible. Hemos recabado información para daros todas las pautas en el siguiente post. A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento. Muchos de esos documentos pueden conservarse en formato electrónico, con el consiguiente ahorro de espacio: sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.

 

¿Por cuánto tiempo debo conservar la documentación de mi negocio?

Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas deben conservarse durante toda la vida del negocio. Pero aquellos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.
Según el artículo 30 del Código de Comercio “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros“. A esta norma deberán atenerse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad. Este plazo es mayor que el exigido por la normativa tributaria, que fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos.

Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. La compensación puede realizarse con bases positivas de los 18 ejercicios siguientes. Teniendo en cuenta que el ejercicio de este derecho exige la conservación de los libros contables donde se justifique, podemos deducir que los periodos obligatorios de conservación de documentos pueden variar de una empresa a otra y alargarse de un modo considerable.

Si tienes cualquier duda, en Bilbox estamos para ayudarte en todo el proceso: selección de documentación, traslado al almacén para documentos en Bilbao e incluso nos encargamos de la destrucción certificada de la documentación antigua para que puedas reaprovechar el espacio. Disponemos de almacenes seguros, con medidas anti-incendio y cumpliendo al 100% con la ley de protección de datos. 

Consúltanos sin compromiso en el 94 644 40 40 y te atenderemos encantados. Un saludo y feliz semanita!

 

"Equipo Bilbox" - Alquiler de trasteros y mini-almacenes en Bilbao

 

 

Published in Blog Bilbox family

Buenos días familia!

 

Hoy hemos cumplido con éxito una mudanza de 111 cajas repletas de archivos, con un total de 777 AZs, que se dice pronto! Nuestro cliente, una empresa grande que se dedica al transporte marítimo, se ha trasladado de oficina y en la nueva oficina, de menores dimensiones, no tenían espacio para tanto archivo. El proceso ha sido rápido, nos llamaron hace unas semanas avisando de que se iban a trasladar con todas las cajas y ver las que les sobraban; en principio iban a ser unas 50, que acabaron siendo 111... sin problemas, una llamada y en unos minutos ya tenían el nuevo presupuesto encima de la mesa: mudanza de los documentos gratis gracias a nuestra oferta especial del mes de Febrero, y un espacio de almacenaje ajustado al máximo para conseguir una tarifa mensual económica. El resultado, una oferta irresistible:) Al día siguiente ya estábamos en marcha para recoger los archivos y trasladarlos al almacén contratado. En 24 horas y sin coste alguno, el cliente ya tenía solucionado un problema importante de espacio y almacenamiento en su oficina. ¡Tan simple como una llamada!

Aquí os dejamos una foto del resultado:

 

 

Ya sabéis, si os encontráis con un problema parecido, no sabéis dónde guardar los archivos que ya casi nunca utilizáis o simplemente os molestan en la oficina, no tenéis más que llamarnos, os haremos un presupuesto a medida sin ningún compromiso. Damos el servicio completo: mudanza de archivos, custodia de documentos, index, transporte esporádico de documentos en caso de necesidad, y destrucción certificada de archivos cuando el plazo de custodia llegue a su fin. De esta forma, no guardarás archivos y documentos que no son necesarios y que legalmente puedes destruir. En breve haremos un post en el que os explicamos los tiempos en los que se deben guardar los archivos por ley.

 

Un saludo y feliz semanita!

 

"Equipo Bilbox" - Alquiler de trasteros y mini-almacenes en Bilbao

 

 

Published in Blog Bilbox family

 

A pesar de encontrarnos inmersos en pleno siglo XXI y de los esfuerzos que parecen realizar las autoridades para impulsar la documentación digital (factura electrónica, etc.) las empresas cada vez tienen la obligación de generar más papeleo y de guardarlo por más años. Está es la realidad a la que se enfrentan tanto pequeñas como grandes, y si el ámbito de actuación está relacionado con la con la salud, la construcción, la administración de bienes o la abogacía, aún más (entre 7 y 10 años).

Para resolver la problemática Bilbox te ofrece almacenes de todos los tamaños, tanto si la documentación está acomodada en carpetas como si lo está directamente en los típicos AZ (con estanterías) puedes externalizar la documentación con la certeza de que estará 100% accesible y segura. Por tan solo 50€+IVA/mes podrías albergar hasta 100 AZs y liberar un poquito el espacio en la oficina.

¿A qué estás esperando? Llámanos y estaremos encantad de programar una visita para concretar tus necesidades y hacer una valoración a medida de lo que necesitas.

Un saludo,

Equipo Bilbox - Alquiler de mini-almacenes y trasteros en Bilbao

 

Published in Blog consejos
Jueves, 21 Marzo 2013 17:18

10 consejos para almacenar archivos

Las llamadas a nuestra centralita pidiendo un espacio para almacenar archivos aumentan cada día. Por suerte o por desgracia las empresas debemos almacenar una cantidad de documentos administrativos considerable, que va aumentando cada año y haciendo que nuestra oficina se quede pequeña por momentos…  si eres de los que se pone nervios@ sólo con ver carpetas del 2010 en la ofi, éste post te interesará.

En Bilbox proporcionamos un servicio integral de gestión de archivos, desde el almacenaje a la destrucción, siempre cumpliendo la ley LOPD de archivos. Ya sois muchos los que confiáis en nosotros para guardar documentos, y en agradecimiento hemos decidido crear este artículo con 10 consejos de cómo optimizar el espacio y el orden de vuestro almacén de archivos:

1.   Sólo documentos – almacena solo los documentos necesarios, sin subcarpetas, ni archivadores, ni documentos de los que puedes prescindir.

2.   Elimina documentos duplicados – antes de guardar tus archivos en tu box, asegúrate de que no tengas información duplicada.

3.   “Almacenaje Inteligente” – si utilizas cajas-archivo con separadores, puedes prescindir de los archivadores, con el ahorro que ello supone, tanto económico como a nivel de espacio: ahorra un  25% de espacio por caja, lo que supone que en un espacio donde caben 3 archivos tendrás sitio para 4.

4.   Almacenaje sostenible – usa cajas-archivo de carton reciclado; hoy en día es posible utilizar cajas fabricadas con cartón reciclado en un 80%, sin dañar la imagen ni la fiabilidad de las mismas.

5.   Fuera plásticos – evita usar  plastico para archivar tus documentos, ya que el reciclaje de este material es más costoso y significa separarlo del resto de elementos a la hora de destruir los archivos.

6.   Tarifas Inteligentes – el precio del transporte, almacenaje y destrucción de archivos disminuye por volumen, cuanto más volumen, mejor, así que espera a tener un número significativo para ordenar el servicio.

7.   Reducción de costes – cuando necesites consultar algún documento, utiliza ne¡uestro servicio de escaneo urgente, de forma que aparte de tus horas de trabajo se reduce también la contaminación por ahorrar en transporte e impresión.

8.    Eficiancia Económica– el servicio de escaneado no es eficiente si se trata de una cantidad grande de documentos. En este caso, es más viable transportar la caja entera.

9.   Destrucción certificada – no los quemes ni los destruyas sin obtener su certificado.

10. Control de fechas- Asegúrate de que los archivos son destruidos cuando llegue su fecha, en Bilbox te lo ponemos fácil, ya que dividimos los años por secciones y los eliminamos según los años que nos indiques, siempre bajo tu conformidad. De esta manera irás reduciendo espacio y costes de almacenaje.

Siguiendo estos consejos seguro que tu empresa ahorra dinero y espacio, ambos bienes preciados en cualquier negocio, además de llevar una política de medio ambiente sostenible y cumplir con la legalidad… qué más se puede pedir??

Un abrazo!!

"Equipo Bilbox" - Alquiler de mini-almacenes y trasteros en Bilbao

Published in Blog consejos